Portail ProCert

Le Portail ProCert est une interface individuelle directe et sécurisée, garantissant une confidentialité adéquate, en conformité avec notre déclaration de protection de données personnelles.

Tous les mandats sont exécutés sont traités à travers notre Portail ProCert. C’est une approche permettant une gestion centralisée, partagée, et dématérialisée consommant un minimum de papier.

Chaque mandat est traité via des étapes clairement définies où la fin d'une étape induit le démarrage de l'étape suivante (voir Règlement de certification de systèmes de management). Vous savez à tout moment ou se trouve votre mandat. Vous avez accès aux documents, certificats et rapports d'audit des années précédentes comme aussi à vos documents chargés dans le Portail ProCert. Vous pouvez y suivre tous les échanges avec ProCert à travers une messagerie interne. L'idée fondamentale est de vous envoyer, en tant que client, des messages via le Portail et non par mail via votre logiciel de messagerie. Ainsi, nous aurons la visibilité sur l’historique des échanges et une traçabilité complète concernant un mandat donné, et tout cela conservé au sein d’un même endroit. Toutes les données ne sont accessibles qu’aux personnes intervenants dans le déroulement de votre mandat.

Wir stellen Ihnen gerne einen zusätzlichen Zugang für andere Mitarbeiter zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechspartner oder die operative Koordination.

Vous trouverez un aperçu des principales étapes dans le règlement de certification. Nous y subdivisons les étapes avant l'audit, pendant l'audit et après l'audit.

En règle générale, vous recevez un e-mail vous demandant d'intervenir sur une étape qui vous incombe. Dans l'e-mail ci-dessous, vous trouverez un lien qui vous permettra de répondre. Votre réponse sera alors enregistrée dans les messages du mandat. Veuillez ne pas répondre par e-mail, donc pas en dehors du Portail. Vous pouvez également prendre contact à tout moment avec l'équipe chargée du traitement de votre dossier; que ce soit votre coordinatrice d’opérations, votre chargé clientèle ou votre auditeur.

Vous allez charger des documents/fichiers sous notre Portail directement.  Pour se faire, il vous suffit d’aller sur l’onglet “Documents” présent dans la fenêtre du mandat, de cliquer sur “Charger” ce qui pour permettra de sélectionner les fichiers que vous voulez soumettre à ProCert.  Vous pouvez charger plusieurs documents en même temps.

Pour télécharger des documents/fichiers depuis notre Portail. Il vous suffit d’aller sur l’onglet “Documents” présent dans la fenêtre du mandat, de sélectionner le/les fichier(s)/document(s) que vous voulez télécharger puis cliquez sur le bouton “télécharger”. Vous pouvez également prévisualiser les documents Pdf.

Vous pouvez nous envoyer un message via le Portail ProCert depuis l’onglet “Messages” présent dans la fenêtre des mandats et accessible à tout moment.

Si vous avez besoin d’un soutien informatique ou que vous rencontrez un dysfonctionnement au niveau de notre Portail, vous avez la possibilité d’envoyer une requête directement à notre service IT, avec le bouton “Demande de soutien” se trouvant dans la bannière du haut du Portail.  Si la demande concerne un mandat en particulier, il vous suffit de cliquer sur bouton “Demande de soutien pour ce mandat” présent au niveau de la fenêtre du mandat. Suite à cela notre service IT se chargera de trouver une solution puis de prendre contact avec vous pour vous en informer.

Le client est tenu de prendre les mesures qui s'imposent si des déviations ou des non-conformités sont constatés pendant l'audit. Il s'agit d'une part de remédier à cet écart ou à cette non-conformité (ce que l'on appelle des corrections) et d'autre part de prendre des mesures correctives afin que cet écart ou cette non-conformité ne se reproduise plus à l'avenir (actions préventives). C'est pourquoi la détermination des causes revêt également une grande importance.

Les paramètres contractuels impactent deux piliers centraux : la durée minimale de l'audit et la qualification requise de l'auditeur. (L’organisme d’accréditation surveille la conformité de ces deux critères, s’assurant que tout non-respect de ces derniers soit signalé aux détenteurs des standards notamment ceux des standards GFSI, induisant par conséquent des répercutions et de retombées pouvant aller même jusqu'à invalider l’audit effectué et des sanctions seront intentées à notre encontre dans le cadre des programmes d’intégrité) de la durée d'audit peut entraîner une non-conformité par le SAS et entraîne automatiquement une non-conformité pour les standards tels que IFS Food, BRCGS Food et FSSC 22000, car pour ces standards la durée d'audit minimale et la qualification de l’auditeur sont automatiquement vérifiées dès que les données sont téléchargées sur les portails concernés. Si la durée n'est pas respectée, l'audit et le certificat peuvent être déclarés invalides. La non-qualification de l'auditeur entraîne la suspension du certificat. ProCert, tout comme l'auditeur, est sanctionné dans le cadre des programmes d'intégrité.

En tant qu'organisme de certification, il existe une multitude d’exigences édictées par les détenteurs de standard et l'organisme d'accréditation, que nous devons respecter et dont nous devons garantir l’application par nos auditeurs et par nos clients. Pour répondre à ces exigences, nous dépendons donc d’une bonne coopération avec les clients  Ce guide a été conçu pour vous aider et vous familiariser avec ces règles et à vous préparer à un audit avec ProCert.

Pour vous, en tant que client, toutes les règles centrales et importantes d'une bonne collaboration y sont décrites, qu'il s'agisse d'audits non annoncés ou de la manière de réagir dans certaines situations, et bien plus encore.  Les auditeurs ProCert doivent utiliser ce guide, précisément pour mener les réunions d'ouverture et de clôture.

Vous trouverez ces informations dans le guide, dans un chapitre spécialement conçu à cet effet. Vous recevrez également un courriel de votre auditeur directement via le Portail ProCert vous indiquant les documents à télécharger avant l'audit.